Plusy i minusy wirtualnego biura

Coraz więcej firm decyduje się na skorzystanie z usług firm oferujących wirtualne biuro. Na czym polega taka usługa? To proste. Jeśli ktoś prowadzi działalność w domu, ale nie chce podawać swojego adresu klientom, musi zorganizować biuro gdzieś indziej. Dlatego powstała usługa wirtualnego biura. Firma, które oferuje taką usługę, przyjmuje biuro klienta pod swoim adresem. Przyjmuje jego korespondencję i paczki, jej adres również podawany jest przy rejestracji firmy.

Zalety

Podstawową zaletą jest oczywiście to, że klienci nie znają prywatnego adresu właściciela firmy, nie będą zawracać mu głowy w czasie wolnym. Poza tym  jest to świetna opcja również wtedy, gdy przedsiębiorca dużo podróżuje i nie zawsze jest w domu lub firmie, by odebrać paczkę. Działający sekretariat innej firmy odbierze pilne przesyłki, zarejestruje czas ich przyjścia i numery nadawcze, a także odbierze potwierdzenia dostarczenia paczek wysłanych przez klienta. Czasami trzeba zostawić coś dla kuriera – tym również może zająć się wirtualne biuro. Wirtualne biuro również może podnieść prestiż firmy. Działalność zarejestrowana w centrum dużego miasta nasuwa skojarzenie z drogimi czynszami za wynajem, a to z kolei z dobrą sytuacją finansową firmy. Adres znajduje się chociażby na wręczanych klientom wizytówkach, podświadomie na pewno zwrócą na niego uwagę. To oczywiście również oszczędność. Gdyby nie możliwość wynajęcia wirtualnego biura, wiele firm musiało by zdecydować się na wynajęcie zwykłego biura, a do tego na zatrudnienie sekretarki lub recepcjonistki, która by je obsługiwała.

Wady

Wirtualne biuro oczywiście nie zastąpi prawdziwego biura tym, którzy potrzebują swojego „realnego” miejsca, aby regularnie zapraszać klientów lub przeprowadzać szkolenia. Zwykłe biuro staje się potrzebne, gdy firma rozwija się i pojawia się potrzeba zatrudnienia pracowników. Niektóre biura oferują na wynajem sale konferencyjne. Jeśli więc potrzebujemy ich do swojej działalności, ale nie będziemy korzystać z nich zbyt często, możemy spokojnie korzystać z usług biura wirtualnego.

Kto musi prowadzić Księgę Przychodów i Rozchodów?

Księga Przychodów i Rozchodów to najpopularniejsza forma prowadzenia księgowości uproszczonej. Jak sama nazwa wskazuje, rejestruje się w niej wszelkie operacje finansowe, jakich dokonuje firma. Na podstawie KPiR przedsiębiorca oblicza podatek, jaki musi zapłacić do fiskusa. Dokładny wygląd KPiR jest opisany w przepisach prawa, nie ma więc możliwości, aby jakiś przedsiębiorca mógł prowadzić ją nieczytelnie. Prowadzenie ksiąg handlowych jest skomplikowane i wiąże się ze znajomością różnego rodzaju kruczków prawnych, dlatego też jeśli nie jesteśmy pewni swojej wiedzy w zakresie księgowości, lepiej jest zlecić to zadanie doświadczonemu biuru rachunkowemu.

Obowiązek prowadzenia Księgi Przychodów i Rozchodów

Prowadzenie KPiR jest obowiązkowe dla każdej firmy, która wybrała rozliczanie podatku w formie podatku liniowego lub na zasadach ogólnych, a jej przychód nie pochodzi z działalności rolniczej. Obowiązek prowadzenia KPiR mają również spółki osób fizycznych, których dochody netto za poprzedni rok obrotowy nie przekroczyły 1 200 000 euro. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby właściciel firmy prowadził księgę sam, jeśli nie prowadzi zbyt wielu operacji finansowych lub ma na tyle dużą wiedzę z zakresu księgowości, że będzie to robił rzetelnie i regularnie. Tylko dokładnie prowadzona księga pozwala uniknąć kar finansowych nałożonych przez fiskusa. Większość przedsiębiorców decyduje się na zlecenie prowadzenia KPiR profesjonalnym biurom rachunkowym, które są uprawnione do prowadzenia ksiąg handlowych w imieniu przedsiębiorców.

Dlaczego lepiej zdecydować się na biuro rachunkowe?

W przypadku małych i średnich firm zlecenie rachunkowości biuru jest dużo ekonomiczniejsze, niż tworzenie etatu dla księgowego i przygotowanie miejsca pracy dla niego. Profesjonalne biura księgowe zatrudniają doświadczonych pracowników, którzy świetnie znają obowiązujące przepisy i kruczki prawne. Dzięki nim firma może wiele zaoszczędzić. Biuro rachunkowe ponosi również odpowiedzialność finansową za ewentualne błędy w księgach, przedsiębiorca nie musi więc martwić się o ryzyko zapłaty kary do fiskusa.

Księgowość XXI wieku

Czasy zmieniają się, a wraz z nimi księgowość. Oczywiście nie mamy tu na myśli zmieniających się stale przepisów podatkowych i ustaw. Do tych biura księgowe muszą stosować się, czy tego chcą, czy nie. Mamy na myśli postępujący rozwój technologii i możliwości dla biur rachunkowych i klientów jaki on za sobą niesie.

Doba Internetu

Współczesne biura księgowe muszą nadążać za komputeryzacją i rozwojem Internetu. Biznesmeni, którzy na co dzień korzystają z bezprzewodowego Internetu i obsługują klientów na drugim końcu świata dzięki poczcie e-mail i sklepom on-line, oczekują podobnego traktowania przez biura rachunkowe. Nowoczesna księgowość powinna więc oferować to samo: oszczędność czasu, szybki kontakt, komfort obsługi. Biura księgowe, które chcą być konkurencyjne, oferują swoim klientom współpracę przez Internet. Wiele z nich zgadza się na dosyłanie faktur lub innych dokumentów online, a wizyty swoich klientów w biurze ogranicza do minimum. Klient tą samą drogą może liczyć na szybki dostęp do niezbędnych dokumentów i poradę ze strony biura.

Smartfony, laptopy, tablety

Najlepsze biura księgowe posiadają wręcz swoje programy do zarządzana dokumentami klientów. Klienci mogą więc o dowolnej porze dnia i nocy zajrzeć do wirtualnego archiwum i pobrać niezbędny im dokument. Księgowi i pracownicy biura korzystają z nowoczesnych komunikatorów, wiec można się z nimi szybko i dyskretnie skontaktować. Właściciele nowoczesnych biur księgowych często zdają sobie sprawę, że niektórzy klienci potrzebują obsługi 24/7. Dlatego też oferują za dodatkową opłatą oferują im całodobowy serwis. Nowoczesne biura to nie tylko porady księgowo-rachunkowe. To często kompleksowa obsługa kadrowa, płacowa, ubezpieczeniowa, a nawet negocjacyjna w kwestii podpisywania umowy np. na telefony komórkowe dla pracowników firmy. Biura, które chcą być konkurencyjne, starają się być prawymi rękami szefów firm i odciążyć ich od „przyziemnych” obowiązków, aby mogli się oni skupić na właściwej działalności.

Czy zakładanie nowej firmy jest naprawdę koszmarem?

Wiele osób w Polsce ma pomysł na własny biznes i chęci do prowadzenia go, jednak boi się odejść z bezpiecznego, choć słabo płatnego etatu, gdy według krążących legend założenie nowej firmy w Polsce to prawdziwa gehenna. Oczywiście prawdą jest to, że trzeba zadbać o załatwienie kilku formalności. Czy jednak naprawdę jest to, jak niektórzy twierdzą, prawdziwy koszmar?

Czasy się zmieniły

Legendy o zakładaniu własnej działalności pochodzą sprzed dekady lub dwóch, gdy formalności naprawdę były problematyczne. Początkujący przedsiębiorcy musieli odbyć prawdziwy maraton po urzędach i okienkach, aby zarejestrować działalność lub uzyskać dla niej niezbędne numery NIP i REGON. Jednak z biegiem lat prawo się zmieniało, a przedsiębiorczość Polaków zaczęła być doceniania, dążyło się więc do tego, by jak najbardziej ułatwić im rozwijanie własnych biznesów. Obecnie ilość formalności zmniejszyła się, a wiele spraw da się załatwić w jednym okienku. Przez lata również rozwinęła się komputeryzacja i Internet. Dzięki temu niektóre formalności przedsiębiorcy mogą załatwić online, bez potrzeby wychodzenia z domu.

Nowoczesne biura księgowe

Bardzo popularnym rozwiązaniem przy zakładaniu swojej działalności gospodarczej jest korzystanie z pomocy wyspecjalizowanych biur księgowych. Nowoczesna księgowa to w dzisiejszych czasach nie tylko osoba, która prowadzi księgi finansowe firmy. Obecnie biura oferują kompleksową obsługę firmy, w tym nawet prowadzenie spraw kadrowych i płacowych czy zakup ubezpieczeń. Biura księgowe „tworzą” też swoich klientów. Początkującym przedsiębiorcom pomagają z formalnościami przy zakładaniu firmy, doradzają w wyborze formy prowadzenia działalności czy sposobu rozliczania podatku. Dzięki takiemu rozwiązaniu poczatkujący przedsiębiorca nie musi obawiać się odsłania z urzędu z kwitkiem, gdyż niepoprawnie wypełnił formularz lub we wniosku brakuje jakichś dokumentów. Biuro księgowe przeprowadzi go przez cały proces rejestracji firmy szybko i bezstresowo.

Czym charakteryzuje się dobra księgowa?

Chyba każda osoba prowadząca własny biznes może potwierdzić, że dobra księgowa to prawdziwy skarb. Dzięki księgowej, która podchodzi do swojego zawodu z pasją i uwielbia poruszać się w meandrach skomplikowanych przepisów prawnych i kruczków w ustawach, niejednej firmie udało się zaoszczędzić spore sumki. Obecnie wybór usług księgowych i biur rachunkowych na rynku jest ogromny, dlatego wiele księgowych poszerzyło swoją ofertę o dodatkowe usługi. Wybierając swoją księgową warto dowiedzieć się, w czym poza sprawami podatkowymi może nam ona pomóc przy prowadzeniu działalności gospodarczej.

Nie tylko podatki

Obecnie najlepsze biura rachunkowe oferują nie tylko profesjonalne usługi księgowe i podatkowe. Dobra księgowa to prawa ręka szefa firmy. Zajmuje się również sprawami kadrowymi, a także płacowymi. Można powiedzieć, że dobre biuro rachunkowe to takie biuro, które kompleksowo zajmuje się „prowadzeniem” firmy. Dlatego szukając dobrej księgowej należy wziąć pod uwagę pełen pakiet usług, które dane biuro oferuje. Nawet, jeśli dopiero startujemy z małą firmą pamiętajmy, że jeśli odniesie ona sukces, będziemy potrzebowali większego wsparcia specjalistów. Im szersze portfolio biura księgowego, tym lepiej.

Zakładanie firmy

Profesjonalne biura rachunkowe pomagają przedsiębiorcom, którzy dopiero planują założyć własny biznes. Doradzają im, jaką formę działalności najlepiej założyć i jaki sposób rozliczania podatku wybrać. Szukając perfekcyjnej księgowej warto poszukać właśnie tej, która poprowadzi nas od początku powstawania firmy przez wszystkie formalności. Po pierwsze, będzie od początku znała historię naszej firmy i dzięki temu na bieżąco będzie mogła wyszukiwać dla niej najlepsze rozwiązania. Po drugie, to my możemy szybko oceniać, jak układa nam się współpraca na początku i czy chcielibyśmy mieć akurat tę osobę za księgową przy sobie, gdy nasza firma będzie już w pełni funkcjonować lub gdy dopadną nas pierwsze problemy z rozliczaniem finansów lub urzędami skarbowymi.

Księgowość uproszczona a pełna

Właściciele małych i średnich firm muszą zadecydować, jaką formę prowadzenia księgowości wybrać dla swojego biznesu. W wypadku dużych firm nie ma tego dylematu. Większość z nich zmuszona jest przepisami prawa do prowadzenia bardzo precyzyjnej księgowości, która wyklucza lub przynajmniej utrudnia oszustwa podatkowe i różnego rodzaju przekręty finansowe. Najprościej rodzaje księgowości możemy podzielić na uproszczoną i pełną. Jakie są między nimi różnice?

Księgowość uproszczona

Księgowość uproszczona, jak sama nazwa wskazuje, jest najprostsza formą obliczania zysków i strat. Dzięki niej przedsiębiorcy mogą dokładnie obliczyć, jaki podatek muszą zapłacić. Dobre biura rachunkowe doradzają klientom, w zależności od prowadzonego przez nich biznesu, jaką metodę rozliczania się wybrać. Dla małych i średnich firm może to być karta podatkowa, ryczałt ewidencjonowany i karta przychodów i rozchodów. Prowadzenie księgowości uproszczonej jest dużo tańsze niż księgowości pełnej. Jest ona dobrym wyborem w wypadku firm z niewielką ilością operacji finansowych, w których właściciel  doskonale orientuje się, ile pieniędzy zarabia, a ile wydaje. Jest absolutnie wystarczająca w wypadku małych firm.

Księgowość pełna

Księgowość pełna to księgowość bardzo precyzyjna i szczegółowa. Jest narzucona wielkim firmom przez Ustawę o Rachunkowości. W księgowości pełnej bierze się pod uwagę wszystkie wydarzenia finansowe, które mają związek z działalnością firmy. Ewidencjonuje się więc wypłaty odszkodowań, transakcje bezgotówkowe i wiele innych szczegółów. Dzięki temu łatwiej jest zapanować nad funkcjonowaniem korporacji, w których dziennie odbywają się tysiące transakcji. Taka szczegółowa księgowość pozwala też na wykrycie słabych punktów w polityce finansowej firmy, oraz na sporządzanie bardzo rzetelnych raportów. Dzięki Ustawie i określeniu tego, jak powinna wyglądać pełna księgowość, wszystkie duże firmy prowadzą ją tak samo (uczciwie konkurują), dzięki czemu możliwe jest porównywanie ich wyników.

Zalety outsourcingu finansowego

Coraz więcej firm w Polsce decyduje się na outsourcing finansowy. Zamiast zakładać dział  księgowy w swojej firmie zlecają obsługę finansów firmie zewnętrznej, specjalizującej się rozliczaniu ksiąg i podatków. To rozwiązanie ma wiele plusów, nic więc dziwnego, że z roku na rok decyduje się na nie większa liczba przedsiębiorców.

Wiedza specjalistów

Zlecając obsługę finansów firmy w ręce specjalistów możemy być pewni, że zajmą się oni nimi w najbardziej profesjonalny sposób. Dobre biuro rachunkowe  dla każdego właściciela firmy to prawdziwy skarb. Dzięki znajomości przepisów i kruczków prawnych księgowi są w stanie wyczarować dla firmy spore oszczędności. Szefowie nie musza martwić się również o różnego rodzaju kontrole z instytucji finansowych. Biura rachunkowe zajmują się nimi i dostarczają im niezbędne dokumenty i wyjaśnienia. Najlepsze biura księgowe posiadają wysokie polisy ubezpieczeniowe, w związku z czym biorą odpowiedzialność za popełnione przez siebie błędy. Właściciele firm, którzy skorzystali z outsourcingu finansowego nie muszą więc martwić się o kwoty potrzebne do pokrycia ewentualnych kar.

Pomoc dla firmy

Outsourcing finansowy często nie ogranicza się do obliczenia podatku od zarobków firmy. Współczesne biura księgowe zajmą się również obsługą kadrowo-płacową swojego klienta. Pracownicy firmy będą zajmować się dokumentacją zatrudnieni i zwolnień, a także obliczaniem wypłat i świadczeń. Często w ofercie jest również obsługa PITów pracowników. Najlepsze biura księgowe idą o krok dalej. Od swoich klientów mogą przejąć również aspekty prawne działania firmy, w tym organizację transportu międzynarodowego czy budowy nowej siedziby. Na życzenie klienta i w jego imieniu zajmą się też negocjacją umów z innymi podmiotami. Mogą to być firmy ubezpieczeniowe lub chociażby dostawcy usług telefonii komórkowej. Outsourcing tych wszystkich obowiązków pozwala zarządowi firmy skupić się na właściwej działalności przedsiębiorstwa, zamiast na sprawach organizacyjnych.

Dodatkowe usługi biur rachunkowych

Wiele firm zamiast tworzyć swoje działy księgowości decyduje się na korzystanie z pomocy profesjonalnego biura rachunkowego. Współczesne biura rachunkowe oferują jednak nie tylko usługi księgowe, ale również szereg innych usług, dzięki którym odciążają właścicieli firm, by Ci mogli skupić się na swojej właściwej działalności. Czym może zająć się profesjonalne biuro rachunkowe?

Obsługa kadrowo-płacowa

Biura rachunkowe mogą zastąpić też dział kadr w firmie. Poprowadzą całą dokumentację pracowniczą, zajmą się procedurami zatrudnienia i zwolnienia pracowników, a także rozliczą ich pensje, podatki i PITy.

Usługi prawne

Najlepsze biura księgowe współpracują z kancelariami prawnymi i wynajdują dla swoich klientów szereg ciekawych rozwiązań w zakresie m.in. transportu, budownictwa czy pozyskiwania środków unijnych na działalność.

Ubezpieczenia

Biuro może zająć się negocjacją polis ubezpieczeniowych dla danej firmy. Najlepsze biura księgowe załatwiają dla swoich klientów bardzo korzystne polisy za niewielkie pieniądze. Mogą to być ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej, transportowe, mienia czy inne.

Telefony komórkowe

Biura rachunkowe dla swoich klientów są w stanie zorganizować też dobrą ofertę na telefony komórkowe dla pracowników. Negocjują warunki abonamentów, oraz modele telefonów.

Kredyty bankowe

Pracownicy biur księgowych zajmą się też w imieniu klienta uzyskaniem kredytu w banku. Na jego życzenie przedstawią w banku niezbędne dokumenty i poprowadzą wszystkie procedury aż do momentu przyznania kredytu.

Wirtualne biuro

Dla klientów, którzy wykonują działalność gospodarczą w domu, a nie chcą adresu domowego podawać swoim klientom, biura księgowe świadczą usługę wirtualnego biura. Klient rejestruje swoją działalność pod adresem biura księgowego, tam też trafia i jest obsługiwana jego korespondencja. Oszczędza więc na wynajmie prawdziwego biura i zatrudnieniu obsługi sekretariatu.

Zakładanie firmy

Dobre biuro rachunkowe pomoże tez poczatkującemu przedsiębiorcy z formalnościami niezbędnymi do założenia własnej działalności gospodarczej.

Pomoc biura rachunkowego przy zakładaniu działalności gospodarczej

Wiele osób planujących założyć własną działalność gospodarczą wpada w panikę, gdy pomyśli o formalnościach, które się z tym wiążą. Nic dziwnego – decyzje, jakie podejmą już na etapie tworzenia firmy, mogą mieć wpływ na jej późniejszy sukces lub porażkę. Dlatego cześć  przedsiębiorców decyduje się na skorzystanie z usług profesjonalnego biura rachunkowego, które oferuje pomoc przy zakładaniu działalności gospodarczej, aby już na początku „bycia na swoim” nie popełnić jakiejś gafy.

W czym pomoże biuro?

Naj prościej mówiąc – we wszystkim, i to na każdym etapie. Pierwszym krokiem jest rejestracja firmy, którą obecnie można wykonać przez Internet. Biuro rachunkowe podpowie, jak wypełnić odpowiednie rubryki i jaka forma prowadzenia działalności będzie dla nas najlepsza. Co ważne, zakładając swoją firmę, musimy też zdeklarować się, w jaki sposób będziemy odprowadzać podatek od dochodu. W wypadku działalności jednoosobowej są  na to aż cztery sposoby. Doświadczone biuro pomoże nam wybrać najbardziej korzystny z nich. Dzięki wsparciu biura rachunkowego można łatwo i bezstresowo przebrnąć przez formalności w Urzędzie Skarbowym, nie martwiąc się o to, że jakiś dokument będzie odrzucony lub niekompletny. Biuro doradzi nam też, w jaki sposób prowadzić księgowość,  w zależności od branży i sposobu działania naszej firmy.

Co potem?

Gdy firmę uda się uruchomić, a dane biuro księgowe poradziło sobie z tym wyśmienicie, możemy dalej korzystać z jego usług. Dobre biuro rachunkowe nie tylko pomoże nam w ogarnięciu spraw księgowo-rachunkowych, ale również w paru innych dziedzinach. Nowoczesne biura rachunkowe oferują też pomoc kadrową, jeśli więc planujemy od razu zatrudniać pracowników, a nie mamy w tej kwestii doświadczenia, bezpieczniej jest to zadanie zlecić profesjonalistom. Najlepsze biura pomogą nam również w kwestiach takich jak zakup ubezpieczenia, czy negocjowanie dobry warunków na służbowe telefony komórkowe dla pracowników.

Księgowość na własną rękę czy z biurem rachunkowym?

Wielu początkujących przedsiębiorców staje przed dylematem, jak poradzić sobie ze sprawami finansowymi firmy. Z jednej strony chcą prowadzić księgowość na własną rękę, aby mieć nad wszystkim pełną kontrolę. Z drugiej strony obawiają się, że przez brak wiedzy i doświadczenia w tym zakresie popełnią błędy, za które przyjdzie im słono zapłacić. Jakie plusy i minusy mają oba rozwiązania?

Samodzielne prowadzenie księgowości

Samodzielne prowadzenie spraw finansowych firmy to bezsprzecznie spora oszczędność, zwłaszcza na początku działalności, gdy liczy się każdy grosz. Początkujące, małe firmy nie przeprowadzają zbyt wielu operacji finansowych, dlatego też prowadzenie księgowości w nich nie wymaga posiadania bardzo specjalistycznej wiedzy. Można powiedzieć, że jest wręcz wskazane przez jakiś czas – właściciel firmy powinien zainteresować się chociaż jej podstawami, aby w późniejszym okresie łatwiej mu się współpracowało z biurem rachunkowym. Należy jednak pamiętać, że rzetelne prowadzenie nawet prostej księgowości wymaga czasu. Jeśli obliczenia mają być prowadzone szybko i pobieżnie, lepiej poprosić o pomoc specjalistów.

Pomoc biura rachunkowego

Skorzystanie z pomocy firmy oferującej doradztwo podatkowe i rachunkowe rozwiązuje problem z brakiem czasu. Usługa wykonywana jest przez specjalistów, a właściciel może skupić się na właściwej jej działalności. Zlecenie księgowości biuru rachunkowemu eliminuje też problem popełnienia ewentualnych błędów. Fachowcy doskonale znają przepisy i wymogi prawne i niezwykle rzadko się mylą w obliczeniach. Poza tym większość biur księgowych bierze finansową odpowiedzialność za swoje błędy, więc przedsiębiorca nie musi martwić się o zapas gotówki na ewentualne kary z Urzędu Skarbowego. Z tego powodu wielu biznesmenów nie traktuje wydatków na biuro rachunkowe jako kosztów działalności firmy, ale raczej jako zabezpieczenie przed jeszcze większymi wydatkami, jakie mogliby zapłacić za potencjalne błędy w rozliczeniach, gdyby księgowość prowadzili sami.