Kto powinien prowadzić księgę przychodów i rozchodów?

Prowadzenie własnej działalności gospodarczej to najlepsze wyjście dla każdej osoby marzącej o pracy na własny rachunek. Jednak nie wolno zapominać, że nawet wtedy, gdy jesteśmy swoimi własnymi szefami, to spoczywa na nas szereg zobowiązań. Podstawowym obowiązkiem wobec państwa jest systematyczne i terminowe uiszczanie podatków. W ich dokładnym wyliczeniu pomaga między innymi prowadzenie księgi przychodów i rozchodów.

Czym jest księga przychodów i rozchodów?

Księga przychodów i rozchodów skrótowo określana KPiR to system rejestrowania wszystkich operacji gospodarczych przeprowadzanych w przedsiębiorstwie. Tworzy go 17 kolumn, z których każda ma przypisaną sobie funkcję, przy czym 17. kolumna służy do umieszczania uwag na temat operacji finansowej ujętej w kolumnach od 2 do 16.

W KPiR należy  wpisać informacje dotyczące przychodów za sprzedane towary, wykonane usługi i wszelkie zainkasowane przez firmę należności. Kolejną grupę ewidencji podatkowej księgi przychodów i rozchodów stanowią koszty związane z prowadzeniem działalności. Tutaj zaliczają się wydatki związane z utrzymaniem siedziby, jej infrastruktury, zakupem towarów handlowych i materiałów. Po stronie kosztów znajdują się również wynagrodzenia pracownicze i inne świadczenia związane z zatrudnianiem osób. Od 2016 roku można w księgach przychodów i rozchodów umieścić informacje o nakładach poniesionych na prace badawczo-rozwojowe. KPiR prowadzimy oddzielnie dla każdego roku podatkowego. Zakładamy ją 1 stycznia albo w pierwszym dniu działalności gospodarczej.

Od kogo wymaga się prowadzenia księgi przychodów i rozchodów?

O zasadach prowadzenia ksiąg przychodów i rozchodów stanowią Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 1994 Nr 121 poz. 591, ze zm.) oraz Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2019, poz. 244). Dokumenty te określają również, na kim spoczywa obowiązek prowadzenia KPiR.

Z omawianego systemu ewidencji zdarzeń gospodarczych mogą korzystać przedsiębiorcy, którzy spełniają następujące kryteria:

• Rozliczają podatek na zasadach ogólnych wg skali podatkowej w stawce 17% lub 32% albo liniowo na podstawie stawki 19%;
• Prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą bądź w spółce cywilnej, jawnej partnerskiej osób fizycznych albo w przedsiębiorstwie w spadku;
• Uzyskały przychody netto w poprzednim roku nieprzekraczające 2 miliony euro lub odpowiednik tej sumy w złotówkach.

Z powyższej formy księgowości może zatem skorzystać znaczna grupa osób prowadzących działalność gospodarczą w różnej formie. Jest to też jeden z prostszych i bardziej zrozumiałych systemów. Wszelkie wpisy należy prowadzić w języku polskim z zastosowaniem polskiej waluty. Adnotacje należy każdorazowo dokonywać starannie i trwale na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów, którymi są faktury i wszelkie dokumenty potwierdzające przeprowadzone operacje finansowe. Ustawodawca wymaga, aby wpisy do ksiąg prowadzone były z najwyższą systematycznością. Oznacza to, że osoba prowadząca działalność codziennie po zamknięciu dnia powinna odnotować każde zdarzenie finansowe w odpowiedniej kolumnie. Czynność ta wymaga solidności oraz skupienia i jest obowiązkiem, którego nie można zaniechać.

Aby zachować czas i energię na pracę nad rozwojem własnego przedsiębiorstwa, warto skorzystać z usług biura rachunkowego. Jego pracownicy w zgodzie z zapisami prawnymi dysponują o wiele dłuższym czasem na sporządzenie wpisów w księdze przychodów i rozchodów. Biuro rachunkowe wykonuje rejestr w porządku chronologicznym do 20 dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni, a dzięki doświadczeniu oraz znajomości przepisów zapewnia rzetelne i niewadliwe prowadzenie ksiąg przychodów i rozchodów.

Przedsiębiorca ma do nich dostęp w każdej chwili, nawet jeśli umówił się z pracownikami biura, aby przechowywali w swojej siedzibie pełną dokumentację księgową. Wgląd w profesjonalnie przygotowaną ewidencję przychodów i kosztów pozwala na bieżąco ocenić sytuację finansową przedsiębiorstwa oraz zaplanować najkorzystniejszą strategię dla firmy.