Outsourcing usług księgowych – kto powinien z niego skorzystać
Coraz więcej firm decyduje się na outsourcing usług księgowych, ponieważ pozwala to zaoszczędzić czas i zyskać dostęp do wiedzy i wsparcia profesjonalistów.
Czy outsourcing usług księgowych się opłaca
Z zewnętrznych usług księgowych korzysta prawie połowa polskich firm. Na takie rozwiązanie decydują się przede wszystkim małe albo jednoosobowe firmy, rozliczające się na podstawie księgi przychodów i rozchodów.
Koszty usług księgowych w przypadku małych firm są niewielkie, w zależności od ilości faktur wynoszą zwykle od 100 do 500 złotych. Zupełnie inaczej sprawy mają w dużych i średnich przedsiębiorstwach, gdzie ze względu na obrót lub formę prawną, konieczne jest prowadzenie ksiąg rachunkowych. W większych firmach to zarząd przedsiębiorstwa staje przed dylematem czy tworzyć własny dział księgowy, czy lepiej zdecydować się na outsourcing usług księgowych.
Koszty zatrudnienia księgowej na etat
Oprócz oczywistego kosztu, jakim jest uposażenie osób zatrudnionych w księgowości, należy jeszcze pamiętać o kosztach dodatkowych. Są to koszty związane m.in. z rekrutacją na stanowisko, koszty szkoleń, a także nieobecności pracownika wynikających z choroby albo urlopu.
Pracownik potrzebuje także miejsca do pracy i odpowiednich narzędzi. Dlatego, trzeba uwzględnić też wydatki związane z zakupem komputerów, licencji na oprogramowanie i prenumeraty fachowych czasopism, które zawierają informacje o aktualnych przepisach i zmianach w polskim prawie podatkowym.
Jeżeli zdecydujemy się na outsourcing usług księgowych, tymi wszystkimi sprawami zajmie się biuro rachunkowe, a my będziemy musieli jedynie poświęcić czas na znalezienie odpowiedniej firmy. Co więcej, biura rachunkowe w cenie usługi często oferują dostęp do nowoczesnego oprogramowania łączącego funkcje księgowe ze sprawozdawczymi, obsługą magazynu, zarządzaniem sprzedażą, kontaktami z klientami oraz innowacyjnych technologii np. dostępu do danych księgowych i raportów online.
Odpowiedzialność finansowa za prawidłowe prowadzenie ksiąg
Outsourcing usług księgowych ma jeszcze jedna istotną zaletę, chodzi o przeniesienie części odpowiedzialności za księgi z zarządu firmy na biuro rachunkowe. Przekazanie prowadzenia ksiąg firmie zewnętrznej pozwala bowiem na uzyskanie odszkodowanie w przypadku nienależytego prowadzenia dokumentacji – odpowiedzialność odszkodowawcza biura rachunkowego jest niemal nieograniczona, a jej podstawą jest kodeks cywilny i zawarta umowa. Dzięki temu, członkowie zarządu mogą wystąpić z roszczeniem regresowym lub żądać od biura naprawienia szkody w całości, jeżeli biuro nie wywiąże się należycie ze swoich obowiązków.
Kto powinien korzystać z outsourcingu usług księgowych?
W zasadzie opłaca się to wszystkim przedsiębiorstwom. Małym, ponieważ nie posiadają wiedzy niezbędnej do samodzielnego prowadzenia rachunków. Dużym, ponieważ zapewnia to bezpieczeństwo działania, wsparcie fachowców w zarządzaniu finansami i zaplanowanie kosztów prowadzenia księgowości.
