Komu powierzyć prowadzenie dokumentacji płacowej pracowników?

Każdy zatrudniający inne osoby ma obowiązek prowadzenie dokumentacji potwierdzającej i regulującej zasady zatrudnienie. Poważną jej część stanowią opracowania dotyczące obliczanego i wypłacanego wynagrodzenia za pracę. W momencie zatrudniania pracownika warto wiedzieć, komu zlecić dopełnienie wszelkich formalności w zakresie prowadzenia dokumentacji płacowych.

 

Co wchodzi w skład dokumentacji płacowej?

Zatrudnianie pracowników oraz skuteczne zarządzanie ich pracą wymaga prowadzenia ewidencji zobowiązań pracodawcy względem niego. Przepisy prawa nakładają obowiązek sporządzania imiennych formularzy naliczanego oraz uiszczanego wynagrodzenia za wykonywaną pracę oraz innych świadczeń wynikających z tytułu zatrudnienia. W skład obowiązkowego dokumentacji płacowej zalicza się:

• Imienną listę płac – sporządzaną przeważnie co miesiąc. Powinna ona zwierać wysokości wynagrodzenia brutto oraz netto obejmujące płacę zasadniczą, premie, rozmaite dodatki, ekwiwalenty, itp. Na liście znajdują się też informacje o wysokości odprowadzanych składek na ubezpieczenie społeczne, zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz koszty uzyskania przychodu.
• Kartę ewidencji czasu pracy – dokumentującą czas rzeczywiście wykonanej pracy łącznie z nadgodzinami, dyżurami, zwolnieniami, urlopami, dniami opieki nad dzieckiem i nieobecnościami wynikającymi z innych przyczyn.
• Kartę wypłacanego wynagrodzenia – przedstawiająca osobno dla każdego pracownika wysokość przekazywanego wynagrodzenia. Zbiera ona comiesięczne informacje z listy płac i karty ewidencji czasu pracy. Pojedynczy egzemplarz przedstawia dane za dany rok kalendarzowy i jest potrzebny do zobowiązań podatkowych, ubezpieczeniowych oraz emerytalno-rentownym. Dzięki tej karcie pracownik otrzymuje informację, czy przekazano mu wszystkie świadczenia, natomiast pracodawca może dokonać weryfikacji uprawnień pracowniczych.

 

Komu warto zlecić prowadzenie dokumentacji płacowej?

Obowiązek prowadzenia i przechowywania dokumentacji płacowej spoczywa na pracodawcy. Trudno oczekiwać, by to on sam przygotowywał wszystkie dokumenty. Opracowanie wszystkich zaświadczeń oraz formularzy wymaga znajomości przepisów Kodeksu pracy, ale też rozporządzeń i ustaleń związanych ze sposobem obliczania wysokości wynagrodzenia, potrącania składek. Osoba prowadząca dokumentację płac powinna rozeznawać się w oświadczeniach dotyczących ubezpieczeń społecznych, interpretacji przepisów podatkowych. Oczywiste jest zatem, iż pracodawca potrzebuje stworzyć etat dla pracownika, którego zakres obowiązków będzie się wiązał z prowadzeniem dokumentacji płacowej, ale też pewnie innej, dotyczącej zatrudniania pracowników. Stworzenie kolejnego stanowiska pracy, to dodatkowe koszty dla każdego przedsiębiorcy, dlatego, aby je zminimalizować warto zdecydować o współpracy z firmą zewnętrzną, czyli biurem rachunkowym. W poszukiwaniach najlepszych usług outsoursingu płac należy zwracać uwagę, czy firma posiada kwalifikacje i uprawnienia potwierdzone licencją Ministerstwa Finansów. Prowadzenie dokumentacji płacowej to skomplikowana i wyspecjalizowana działalność, gdyż wpływa na finanse wielu osób, które oprócz prawa do otrzymania podstawowych dokumentów o wynagrodzeniu, często występują z prośbą o przygotowanie różnych zaświadczeń o wysokości zarobków czy deklaracji do ZUS-u lub Urzędu Skarbowego. Z tymi obowiązkami księgowy z biura rachunkowego potrafi się natychmiast uporać dzięki systematycznie sporządzenie dokumentacji. Z oferty biura księgowego warto korzystać, aby reprezentowało interesy pracodawcy przed ZUS-em lub PIP-em. Przede wszystkim biuro rachunkowe zapewni przestrzeganie terminowego uiszczania pracowniczych wypłat, od którego zależy motywacja zatrudnionych osób do rzetelnego wypełniania swoich obowiązków.

 

Wybór odpowiedniego biura rachunkowego do prowadzenia dokumentacji płacowej

Decydując się na zewnętrzną firmę do prowadzenia dokumentacji płacowej pracowników, warto zwrócić uwagę na kilka istotnych aspektów. Przede wszystkim, należy sprawdzić doświadczenie biura rachunkowego w obszarze kadrowo-płacowym. Im większe doświadczenie, tym większa szansa na profesjonalne i rzetelne prowadzenie spraw związanych z wypłatami oraz ewidencją pracowników. Ważne jest również, aby wybrać biuro, które posiada aktualne certyfikaty oraz uprawnienia do prowadzenia tego rodzaju usług.

Kolejnym istotnym czynnikiem jest komunikacja pomiędzy przedsiębiorstwem a biurem rachunkowym. Współpraca powinna opierać się na jasnych zasadach oraz regularnym kontakcie, aby uniknąć nieporozumień czy opóźnień w realizacji zadań. Warto również zwrócić uwagę na oferowane przez biuro rachunkowe narzędzia do monitorowania postępów prac oraz dostęp do aktualnych informacji na temat płac i składek. Dobre biuro powinno być elastyczne i dostosowywać się do potrzeb klienta, oferując indywidualne rozwiązania oraz wsparcie w przypadku zmian w przepisach czy sytuacji kadrowej w firmie.

 

Korzyści płynące z zewnętrznego prowadzenia dokumentacji płacowej

Outsourcing dokumentacji płacowej pracowników może przynieść wiele korzyści dla przedsiębiorstwa. Przede wszystkim, pozwala to na skoncentrowanie się na kluczowych aspektach działalności firmy, takich jak rozwój produktów czy usług oraz pozyskiwanie nowych klientów. Zdalne prowadzenie dokumentacji płacowej przez profesjonalne biuro rachunkowe pozwala również na oszczędność czasu i zasobów, które można przeznaczyć na inne cele biznesowe.

Jednym z głównych atutów zewnętrznego prowadzenia dokumentacji płacowej jest dostęp do wiedzy specjalistów z zakresu prawa pracy oraz przepisów dotyczących wynagrodzeń i składek. Dzięki temu przedsiębiorstwo może uniknąć błędów oraz ewentualnych konsekwencji prawnych związanych z nieprawidłowym prowadzeniem ewidencji pracowników. Ponadto współpraca z biurem rachunkowym może przyczynić się do optymalizacji kosztów związanych z wynagrodzeniami oraz składkami na ubezpieczenia społeczne, dzięki analizie i rekomendacjom ekspertów. Warto również podkreślić, że zewnętrzne biuro rachunkowe może świadczyć wsparcie w przypadku kontroli związanych z dokumentacją płacową, co może być nieocenione dla przedsiębiorstwa.