Kto powinien prowadzić księgę przychodów i rozchodów?

Prowadzenie własnej działalności gospodarczej to najlepsze wyjście dla każdej osoby marzącej o pracy na własny rachunek. Jednak nie wolno zapominać, że nawet wtedy, gdy jesteśmy swoimi własnymi szefami, to spoczywa na nas szereg zobowiązań. Podstawowym obowiązkiem wobec państwa jest systematyczne i terminowe uiszczanie podatków. W ich dokładnym wyliczeniu pomaga między innymi prowadzenie księgi przychodów i rozchodów.

Czym jest księga przychodów i rozchodów?

Księga przychodów i rozchodów skrótowo określana KPiR to system rejestrowania wszystkich operacji gospodarczych przeprowadzanych w przedsiębiorstwie. Tworzy go 17 kolumn, z których każda ma przypisaną sobie funkcję, przy czym 17. kolumna służy do umieszczania uwag na temat operacji finansowej ujętej w kolumnach od 2 do 16.

W KPiR należy  wpisać informacje dotyczące przychodów za sprzedane towary, wykonane usługi i wszelkie zainkasowane przez firmę należności. Kolejną grupę ewidencji podatkowej księgi przychodów i rozchodów stanowią koszty związane z prowadzeniem działalności. Tutaj zaliczają się wydatki związane z utrzymaniem siedziby, jej infrastruktury, zakupem towarów handlowych i materiałów. Po stronie kosztów znajdują się również wynagrodzenia pracownicze i inne świadczenia związane z zatrudnianiem osób. Od 2016 roku można w księgach przychodów i rozchodów umieścić informacje o nakładach poniesionych na prace badawczo-rozwojowe. KPiR prowadzimy oddzielnie dla każdego roku podatkowego. Zakładamy ją 1 stycznia albo w pierwszym dniu działalności gospodarczej.

Od kogo wymaga się prowadzenia księgi przychodów i rozchodów?

O zasadach prowadzenia ksiąg przychodów i rozchodów stanowią Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 1994 Nr 121 poz. 591, ze zm.) oraz Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2019, poz. 244). Dokumenty te określają również, na kim spoczywa obowiązek prowadzenia KPiR.

Z omawianego systemu ewidencji zdarzeń gospodarczych mogą korzystać przedsiębiorcy, którzy spełniają następujące kryteria:

• Rozliczają podatek na zasadach ogólnych wg skali podatkowej w stawce 17% lub 32% albo liniowo na podstawie stawki 19%;
• Prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą bądź w spółce cywilnej, jawnej partnerskiej osób fizycznych albo w przedsiębiorstwie w spadku;
• Uzyskały przychody netto w poprzednim roku nieprzekraczające 2 miliony euro lub odpowiednik tej sumy w złotówkach.

Z powyższej formy księgowości może zatem skorzystać znaczna grupa osób prowadzących działalność gospodarczą w różnej formie. Jest to też jeden z prostszych i bardziej zrozumiałych systemów. Wszelkie wpisy należy prowadzić w języku polskim z zastosowaniem polskiej waluty. Adnotacje należy każdorazowo dokonywać starannie i trwale na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów, którymi są faktury i wszelkie dokumenty potwierdzające przeprowadzone operacje finansowe. Ustawodawca wymaga, aby wpisy do ksiąg prowadzone były z najwyższą systematycznością. Oznacza to, że osoba prowadząca działalność codziennie po zamknięciu dnia powinna odnotować każde zdarzenie finansowe w odpowiedniej kolumnie. Czynność ta wymaga solidności oraz skupienia i jest obowiązkiem, którego nie można zaniechać.

Aby zachować czas i energię na pracę nad rozwojem własnego przedsiębiorstwa, warto skorzystać z usług biura rachunkowego. Jego pracownicy w zgodzie z zapisami prawnymi dysponują o wiele dłuższym czasem na sporządzenie wpisów w księdze przychodów i rozchodów. Biuro rachunkowe wykonuje rejestr w porządku chronologicznym do 20 dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni, a dzięki doświadczeniu oraz znajomości przepisów zapewnia rzetelne i niewadliwe prowadzenie ksiąg przychodów i rozchodów.

Przedsiębiorca ma do nich dostęp w każdej chwili, nawet jeśli umówił się z pracownikami biura, aby przechowywali w swojej siedzibie pełną dokumentację księgową. Wgląd w profesjonalnie przygotowaną ewidencję przychodów i kosztów pozwala na bieżąco ocenić sytuację finansową przedsiębiorstwa oraz zaplanować najkorzystniejszą strategię dla firmy.

Zalety prowadzenia księgi przychodów i rozchodów

Prowadzenie księgi przychodów i rozchodów to jeden z podstawowych obowiązków każdego przedsiębiorcy. Jest to nie tylko wymóg prawny, ale także sposób na utrzymanie porządku w finansach firmy. Księga przychodów i rozchodów pozwala na bieżące monitorowanie sytuacji finansowej przedsiębiorstwa, co jest niezwykle ważne dla jego stabilności i rozwoju. Dzięki temu właściciel firmy może szybko zareagować na ewentualne problemy oraz podejmować trafne decyzje biznesowe.

Jedną z zalet prowadzenia księgi przychodów i rozchodów jest możliwość szybkiego uzyskania informacji o stanie finansowym firmy. Przedsiębiorca może w każdym momencie sprawdzić, jakie są jego przychody, koszty oraz wynik finansowy. Dzięki temu łatwiej jest planować inwestycje czy przewidywać przyszłe potrzeby finansowe. Księga przychodów i rozchodów pozwala także na kontrolowanie terminowości płatności, co jest kluczowe dla utrzymania płynności finansowej przedsiębiorstwa. Wreszcie prowadzenie księgi umożliwia właściwe rozliczenie podatkowe, co pozwala uniknąć ewentualnych problemów związanych z kontrolami skarbowymi czy nadmiernym obciążeniem podatkowym.

Współpraca z biurem rachunkowym — czy warto?

Decyzja o współpracy z biurem rachunkowym może być kluczowa dla sukcesu każdej firmy. Współpraca z profesjonalistami w dziedzinie finansów i rachunkowości pozwala na skoncentrowanie się na podstawowej działalności przedsiębiorstwa, jednocześnie mając pewność, że wszystkie formalności związane z prowadzeniem księgowości są właściwie załatwione. Biuro rachunkowe może pomóc w optymalizacji kosztów oraz w wyborze odpowiednich rozwiązań podatkowych, co przekłada się na oszczędności i lepsze wyniki finansowe.

Wartość współpracy z biurem rachunkowym jest szczególnie widoczna w przypadku małych i średnich przedsiębiorstw, które nie mają możliwości zatrudnienia własnych specjalistów ds. finansów. Zlecając prowadzenie księgowości profesjonalistom, przedsiębiorca może być pewien, że jego firma będzie prawidłowo rozliczana, co zmniejsza ryzyko kontroli skarbowej oraz ewentualnych kar. Ponadto biuro rachunkowe może doradzić w kwestiach związanych z planowaniem finansowym, inwestycjami czy optymalizacją podatkową. Współpraca z biurem rachunkowym to także oszczędność czasu, który można przeznaczyć na rozwój własnej działalności oraz poszukiwanie nowych możliwości biznesowych.