Jak prowadzić teczkę osobową pracownika?

Prowadzenie teczki pracownika jest obowiązkiem pracodawcy, który musi przy tym zachować poufność, integralność i kompletność, a także ostrożność chroniącą przed zagubieniem lub zniszczeniem. Sprawdź, co powinna zawierać dokumentacja, w jakiej formie i jak długo powinna być ona przechowywana. 

Dokumentacja musi być przechowywana przez 10 lat w formie papierowej lub elektronicznej. Każda część teczki powinna zawierać wykaz wszystkich oświadczeń i innych dokumentów, które z kolei powinny być ułożone w porządku chronologicznym i ponumerowane. W teczce prowadzonej w formie papierowej należy trzymać odpisy i kopie wszystkich dokumentów pochodzących od osoby starającej się o zatrudnienie. W prowadzeniu teczki elektronicznej może ci pomóc wirtualne biuro.

Co musi zawierać teczka pracownika?

W skład teczki pracownika wchodzą akta osobowe składające się z czterech części (A, B, C, D) oraz dokumenty związane ze stosunkiem pracy, a dokładniej:
A – dokumenty związane z procesem rekrutacji;
B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz jej przebiegu (umowa o pracę, zakres obowiązków, skierowania na badania lekarskie wstępne, kontrolne i okresowe, oświadczenia dotyczące danych osobowych, zasad udzielania urlopów, dokumenty dotyczące zasad wykonywania pracy w formie zdalnej i inne);
C – dokumenty dotyczące ustania zatrudnienia (wypowiedzenia lub rozwiązania umowy o pracę, dokumenty związane z wydaniem świadectwa pracy, potwierdzenia dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym i inne);
D – odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty dotyczące ponoszenia przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach.

Dokumentacja związana ze stosunkiem pracy to: dokumentacja związana z ewidencjonowaniem czasu pracy, ubieganiem się o urlop, listy wypłaconego wynagrodzenia i innych świadczeń oraz dokumentacja dotycząca przydziału odzieży roboczej i środków ochrony indywidualnej.

Wybór formy przechowywania teczki pracownika: papierowa czy elektroniczna?

Decyzja o wyborze formy przechowywania teczki pracownika zależy od wielu czynników, takich jak potrzeby firmy, dostępność technologii oraz wymogi prawne. Przechowywanie teczki w formie papierowej jest bardziej tradycyjne, ale może również generować większe koszty związane z drukowaniem, przestrzenią do przechowywania oraz utrzymaniem porządku w dokumentacji. Z drugiej strony, teczka elektroniczna pozwala na łatwiejsze zarządzanie danymi oraz szybszy dostęp do informacji.

Jednakże wybór formy przechowywania teczki pracownika nie jest jednoznaczny. Warto zwrócić uwagę na kwestie związane z bezpieczeństwem danych oraz dostępem do dokumentacji. W przypadku teczki papierowej, istnieje ryzyko utraty lub uszkodzenia dokumentów, a także nieautoryzowanego dostępu do danych. Teczka elektroniczna może być zabezpieczona hasłem oraz przechowywana na serwerze z odpowiednimi środkami ochrony, jednakże narażona jest na ataki hakerskie czy awarie sprzętu.

Prawidłowe zarządzanie dokumentacją związaną ze stosunkiem pracy

Aby prawidłowo zarządzać dokumentacją związaną ze stosunkiem pracy, niezbędne jest wprowadzenie odpowiednich procedur oraz wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za ten obszar. W pierwszej kolejności warto uporządkować istniejącą dokumentację, segregując ją według kategorii, takich jak ewidencja czasu pracy, wnioski urlopowe czy przydział odzieży roboczej. Następnie należy opracować zasady dotyczące aktualizacji dokumentacji oraz jej przechowywania.

Ważne jest również, aby regularnie sprawdzać i aktualizować dane zawarte w dokumentacji, tak aby były zgodne z obowiązującymi przepisami prawa pracy. W przypadku zmiany przepisów należy dostosować dokumentację oraz poinformować pracowników o ewentualnych zmianach.

Po zakończeniu współpracy z pracownikiem dokumentacja powinna być przechowywana przez określony czas, zgodnie z wymogami prawnymi. Należy również zadbać o odpowiednie zabezpieczenie danych osobowych oraz ich usunięcie po upływie okresu przechowywania. W przypadku teczki elektronicznej warto również regularnie tworzyć kopie zapasowe danych, aby uniknąć ich utraty w wyniku awarii sprzętu czy ataków hakerskich.