Jak prowadzić teczkę osobową pracownika?

Prowadzenie teczki pracownika jest obowiązkiem pracodawcy, który musi przy tym zachować poufność, integralność i kompletność, a także ostrożność chroniącą przed zagubieniem lub zniszczeniem. Sprawdź, co powinna zawierać dokumentacja, w jakiej formie i jak długo powinna być ona przechowywana. 

Dokumentacja musi być przechowywana przez 10 lat w formie papierowej lub elektronicznej. Każda część teczki powinna zawierać wykaz wszystkich oświadczeń i innych dokumentów, które z kolei powinny być ułożone w porządku chronologicznym i ponumerowane. W teczce prowadzonej w formie papierowej należy trzymać odpisy i kopie wszystkich dokumentów pochodzących od osoby starającej się o zatrudnienie. W prowadzeniu teczki elektronicznej może ci pomóc wirtualne biuro.

Co musi zawierać teczka pracownika?

W skład teczki pracownika wchodzą akta osobowe składające się z czterech części (A, B, C, D) oraz dokumenty związane ze stosunkiem pracy, a dokładniej:
A – dokumenty związane z procesem rekrutacji;
B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz jej przebiegu (umowa o pracę, zakres obowiązków, skierowania na badania lekarskie wstępne, kontrolne i okresowe, oświadczenia dotyczące danych osobowych, zasad udzielania urlopów, dokumenty dotyczące zasad wykonywania pracy w formie zdalnej i inne);
C – dokumenty dotyczące ustania zatrudnienia (wypowiedzenia lub rozwiązania umowy o pracę, dokumenty związane z wydaniem świadectwa pracy, potwierdzenia dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym i inne);
D – odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty dotyczące ponoszenia przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach.

Dokumentacja związana ze stosunkiem pracy to: dokumentacja związana z ewidencjonowaniem czasu pracy, ubieganiem się o urlop, listy wypłaconego wynagrodzenia i innych świadczeń oraz dokumentacja dotycząca przydziału odzieży roboczej i środków ochrony indywidualnej.