Jakie są obowiązki związane z kasą fiskalną?
Zgodnie z Ustawą o VAT – art. 111 – podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, czyli kas fiskalnych. Jakie obowiązki są związane z ich używaniem?
O czym pamiętać w związku z kasami fiskalnym?
Oprócz podstawowych obowiązków dotyczących samej ewidencji – aby o żadnym nie zapomnieć, warto zatrudnić biuro rachunkowe – każdy podatnik używający kas fiskalnych musi:
- wystawiać i wydawać nabywcom paragony fiskalne lub faktury z każdej sprzedaży, w postaci papierowej lub elektronicznej,
- dokonywać niezwłocznego zgłoszenia właściwemu podmiotowi prowadzącemu serwis kas fiskalnych każdej nieprawidłowości w pracy kasy,
- udostępniać kasy fiskalne do kontroli stanu ich nienaruszalności i prawidłowości pracy na każde żądanie właściwych organów,
- poddawać kasy fiskalne obowiązkowemu przeglądowi technicznemu przez właściwy podmiot prowadzący serwis takich kas,
- przechowywać kopie dokumentów kasowych przez wymagany okres,
- stosować kasy wyłącznie do prowadzenia ewidencji własnej sprzedaży (z określonymi prawem wyjątkami),
- dokonać wydruku dokumentów wystawianych przy zastosowaniu kas fiskalnych,
- prowadzić i przechowywać dokumentację o przebiegu eksploatacji kasy fiskalnej,
- poddać obowiązkowemu przeglądowi technicznemu kasy, które zostały przez podatnika utracone, a następnie odzyskane, przed ich ponownym zastosowaniem do prowadzenia ewidencji,
- zapewnić połączenie umożliwiające przesyłanie danych między kasą a Centralnym Repozytorium Kas,
- zakończyć używanie kas fiskalnych w przypadku zakończenia działalności gospodarczej lub pracy kas rejestrujących, zapewniając zabezpieczenie danych z kasy rejestrującej.
Procedury związane z obsługą kas fiskalnych
Obsługa kas fiskalnych jest kluczowym elementem prowadzenia działalności handlowej, dlatego warto zwrócić uwagę na kilka istotnych aspektów. Wystawianie paragonów i faktur jest obowiązkowe dla każdego sprzedawcy, a ich poprawne wystawienie ma wpływ na ewidencję obrotów oraz podatków. Ważne jest, aby każdy paragon oraz faktura zawierały wszystkie wymagane dane, takie jak data, nazwa towaru czy usługi, cena jednostkowa oraz wartość brutto.
W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w pracy kasy fiskalnej należy niezwłocznie zgłosić tę sytuację do serwisu technicznego oraz odpowiednich służb kontrolnych. Warto również pamiętać o obowiązku przeprowadzania regularnych przeglądów technicznych kas fiskalnych, które mają na celu sprawdzenie ich prawidłowego funkcjonowania oraz ewentualne wykrycie ewentualnych usterek.
Przechowywanie dokumentacji i zabezpieczanie danych kasowych
Kwestia przechowywania dokumentacji kasowej oraz zabezpieczania danych jest niezwykle istotna dla każdego przedsiębiorcy. Kopie dokumentów kasowych, takich jak paragony czy faktury, powinny być przechowywane w sposób uporządkowany i czytelny, co ułatwi ewentualne kontrole oraz pozwoli na szybkie odnalezienie potrzebnych informacji.
Prowadzenie dokumentacji o przebiegu eksploatacji kasy fiskalnej jest również ważnym elementem zarządzania kasą rejestrującą. Warto zwrócić uwagę na regularne sporządzanie raportów dobowych oraz miesięcznych, które będą stanowić podstawę do rozliczeń podatkowych oraz ewidencji obrotów. W przypadku zakończenia działalności gospodarczej lub pracy kas rejestrujących należy zadbać o odpowiednie zabezpieczenie danych kasowych. Można to zrobić poprzez wykonanie kopii zapasowej na nośniku zewnętrznym, a także przekazanie niezbędnych informacji do odpowiednich służb kontrolnych. Dbając o te aspekty, przedsiębiorca może uniknąć ewentualnych problemów związanych z kontrolami oraz utratą ważnych danych.
