Nota korygująca do oryginału czy duplikatu faktury VAT?
Każdy przedsiębiorca zarejestrowany jako podatnik VAT zobligowany jest do wystawiania faktur za swoje usługi lub dobra. Dzięki temu organizowanie dokumentacji i finansów firmy jest sprawniejsze, a rachunkowość jest uporządkowana, bez względu na to czy prowadzi ją biuro rachunkowe czy przedsiębiorca samodzielnie.
Jesteśmy jednak tylko ludźmi i pomyłki się zdarzają, niekiedy jest to niewielkie potknięcie w treści dokumentu, jak błędna data, niekiedy niezgodna z faktyczną usługą, treść czy kwota. Pozostawienie takiego błędu na fakturze jest wykluczone i wprowadza znaczący zamęt w dokumentacji, działając przeciwnie do zamierzonego celu. Na szczęście istnieje prosta metoda sprostowania takiego dokumentu. Wystarczy jedynie wystawić wtedy tzw. notę korygującą, czyli dokument wystawiany przez nabywcę usługi lub dobra i który otrzymał fakturę zawierającą nieprawdziwe czy błędne informacje. Należy jednak pamiętać, że niektóre nieprawidłowości zawarte w fakturze VAT wymagają zaangażowania podmiotu pierwotnie wystawiającego fakturę i to on będzie musiał wystawić nawet korektę faktury początkowej. Przy niewielkich błędach wynikających najczęściej z niezamierzonej pomyłki wystawienie noty korygującej w zupełności jednak wystarcza.
Nota korygująca faktury VAT załączana jest do jej oryginału czy duplikatu?
By odpowiedzieć na to pytanie należy wcześniej określić różnice pomiędzy oryginałem faktury VAT a jej duplikatem. Są to w istocie identyczne dokumenty, które różnią jednak dwa elementy: nazwa oraz data wystawienia. Poza tym jednak są to całkowicie odpowiadające sobie dokumenty. Można zatem założyć, że oryginał i duplikat tej samej faktury VAT są równoważnymi prawnie dokumentami, stąd jeśli pomyłki dotyczą duplikatu można załączyć do niego notę korygującą i będzie to miało wartość identyczną, jak w przypadku oryginalnego, pierwotnego dokumentu. Zarówno oryginał, jak i duplikat bowiem dotyczą tej samej usługi i wystawiane są przez ten sam podmiot, a właściwa rola duplikatu polega na przedstawieniu danych dokumentu, który uległ zniszczeniu, zagubił się lub z innych powodów nie jest dłużej dostępny.
Porównanie korekty faktury VAT do faktury pro forma
Korekta faktury VAT oraz faktura pro forma to dwa różne dokumenty, które mają odmienne funkcje i zastosowania w obrocie gospodarczym. Faktura pro forma jest dokumentem, który przedstawia ofertę sprzedaży towarów lub usług, lecz nie stanowi jeszcze podstawy do rozliczenia podatku VAT. W praktyce wystawiana jest przed realizacją transakcji, a jej celem jest przedstawienie warunków handlowych, takich jak ceny, terminy dostawy czy metody płatności. Faktura pro forma nie ma mocy prawnej i nie wpływa na rozliczenia podatkowe.
Z kolei korekta faktury VAT ma na celu skorygowanie błędów lub nieprawidłowości, które wystąpiły na oryginalnej fakturze VAT lub jej duplikacie. Korekta może dotyczyć zarówno danych kontrahentów, jak i wartości sprzedanych towarów czy usług. Wystawienie korekty jest obowiązkowe w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości na fakturze VAT, a jej celem jest dostosowanie treści dokumentu do rzeczywistych warunków transakcji oraz prawidłowe rozliczenie podatku.
Procedura zgłaszania nieprawidłowości na fakturze VAT oryginalnej lub duplikacie
W przypadku stwierdzenia błędów lub nieprawidłowości na fakturze VAT oryginalnej lub duplikacie należy zgłosić je wystawcy dokumentu. Proces ten powinien być przeprowadzony w określonym czasie, zgodnie z przepisami prawa. Wystawca faktury ma obowiązek wystawić korektę faktury VAT, która zawierać będzie poprawione dane oraz wszelkie zmiany w wartościach sprzedanych towarów czy usług.
Korekta faktury VAT powinna być wystawiona w dwóch egzemplarzach – jednym dla wystawcy, a drugim dla nabywcy. Należy pamiętać, że korekta faktury VAT musi zawierać wszystkie dane obowiązkowe, które występują na oryginalnej fakturze VAT, wraz z dodatkowymi informacjami dotyczącymi korekty. W przypadku, gdy wystawca nie wyda korekty faktury VAT, nabywca ma prawo odmówić zapłaty za towary lub usługi do czasu otrzymania poprawionego dokumentu. W sytuacji braku reakcji ze strony wystawcy nabywca może zgłosić problem do odpowiednich organów podatkowych.
